Freelance: cuanto quiero ganar, cuanto tengo que trabajar y cuanto cobrar

Al empezar a trabajar como autónomo se nos plantean muchas dudas. Las principales suelen estar relacionadas con cuanto trabajar, cuanto cobrar y si estoy haciendo bien las cuentas. Es algo habitual, sobretodo al principio, intentar ser el más barato pero a largo plazo no suele funcionar. En esta pequeña guía te vamos a enseñar a hacer los cálculos y a explicarte porque es bueno que cobres más. 

 ¿Cuántas horas trabajar?

Cuando trabajas como autónomo tienes que planificar como quieres que sea tu trabajo. Es algo que todo el mundo se plantea cuando esta empezando. Tener un objetivo de trabajar 1800 horas al año o ganar 18000€ el primer año, te ayuda a centrarte, a trazar un plan y a saber que estás haciendo bien y que estás haciendo mal. También te ayuda a saber cuanto tienes que cobrar.

Una de las preguntas que nos valen para saber como empezar es precisamente esta. ¿Cuántas horas voy a trabajar?. Una respuesta muy habitual ante esta pregunta especialmente cuando estamos empezando es:  "todas las que hagan falta".  Aunque tener claro que vas a trabajar mucho es importante, no puede ser la respuesta a largo plazo. En la mayor parte de los casos no es sano hacer semanas de 60 horas. Pasa factura a medio plazo y hace que no sea sostenible.

Hacer semanas de 60 horas de trabajo no es sostenible a largo plazo y suele significar que estás haciendo algo mal. 

Sucede mucho, especialmente con gente que han trabajado como empleados en una empresa. No se es consciente de las tareas que hay que realizar además del trabajo que haces para el cliente. Esto conlleva que no se calcule bien lo que hay que cobrar por los servicios y sea necesario trabajar más horas para compensar el error en el cálculo del precio por hora.

Tareas que tendrás que realizar

Algunos ejemplos de tareas que vas a tener que hacer:

  1. Prospección de clientes
  2. Ventas
  3. Trabajo relacionado con clientes. Creación de ofertas, facturación, presupuestos, reclamar el pago de facturas.
  4. Trabajo relacionado con proveedores. Búsqueda de proveedores, negociación de las condiciones, recepción de mercancías
  5. Trabajo relacionado con la administración. Presentación de impuestos, pago de tasas, libros contables
  6. Mantenimiento de la página web.
  7. Creación de contenido. Entradas en el blog, publicación de newletters.
  8. Redes sociales. Publicación de contenido, interacción con usuarios, campañas de publicidad

No todos los negocios son iguales ni tienen que hacer las mismas tareas pero lo que figura el listado anterior suele ser bastante común. No podemos hacer todo nosotros ya que no tenemos tiempo material. Lo que se suele hacer es delegar aquellos trabajos que podamos delegar sin que se vea afectado nuestro negocio.

Tareas que se suelen subcontratar

  • Gestoría. Presentación de impuestos y libros contables
  • Mantenimiento de la página web. Backup, actualización y seguridad.
  • Redes sociales. Interactuar con nuestros seguidores. Campañas de publicidad.

Todos estos trabajos se pueden subcontratar, generalmente por menos de 150€ al mes, y nos liberan una gran cantidad de horas para poder dedicarlas a encontrar clientes y hacer trabajos para ellos.

Tareas que se no se suelen subcontratar

  • Ventas.
Aunque según se vaya creciendo se pueden crear equipos de ventas. Las labores de ventas es importante que se realicen en persona. Principalmente porque somos los que tenemos la capacidad de decisión para hacer un descuento en un momento dado, dar plazos de entrega o ver si no nos interesa trabajar con un cliente ( sí, puede pasar).Es posible llegar a automatizar el proceso de ventas o crear campañas de afiliación que nos permitan poner a otros a vender por nosotros pero antes necesitaremos tener un producto con características bien definidas y un precio de venta bien calculado.
  • Compras y búsqueda de proveedores.
La filosofía del comercio tradicional es comprar por "x" y vender por "x + y". La manera de ganar más dinero es hacer disminuir "x" (reducir el precio de compra) o hacer que "y" sea mayor (aumentar el precio de venta). Es fundamental por tanto negociar con proveedores y el que puede tomar las decisiones eres tú.
En el párrafo anterior hablamos del comercio tradicional. Es distinto si somos fabricantes donde hay más factores a considerar o si de hablamos de servicios o productos digitales. En este último caso la automatización de procesos y las mejoras en la eficiencia nos permiten reducir la "x" y mejorar lo que ganamos.

Aún no hemos dicho cuantas horas tendrás que trabajar aunque te hemos dado una base para calcularlo. En el siguiente punto revisaremos el precio a cobrar que nos permitirá saber cuantas horas tendremos que trabajar.

Cuanto quiero ganar y cuanto cobrar

Determinar cuanto quieres ganar es algo que tienes que decidir tú. A continuación vamos a ver lo que tienes que tener en cuenta para que al final de año ganes eso.

Como hay muchos negocios y cada uno es distinto, vamos a hacer un ejemplo que podrás ajustar a tu situación y te permitirá hacer tus propios cálculos. El objetivo de estos ejemplos no es ser exacto sino ayudarte a comprender como calcularlo.

Ejemplo. Fotógrafo. Costes


Una fotógrafo que se dedica a las bodas, bautizos y a hacer fotos de familia.

No tiene un local físico, cuando necesita un estudio lo alquila. Trabaja desde casa y encuentra clientes por el boca a boca, en eventos y a través de la página web.

Costes.

  • Gestoría -- 100€/mes + IVA (21€) = 121€ al mes. Total anual: 1200€ + IVA (252€)
  • Mantenimiento de la web -- 60€/mes + IVA (12,6€) = 72,6€ al mes. Total anual: 871,2€ + IVA (183€)
  • Cuota de autónomos -- 267€/mes. Total anual: 3204€
  • Alquiler estudio anual. 3600€ + IVA (756€)
  • Compra de material (papel, estuches, etc...) 4000€ + IVA (840€)
  • Otros -- 2000€ al año + IVA (420€)

Total costes: 14875,2€

IVA

IVA: 2451€. El IVA no es un coste ya que se compensa el cobrado con el recibido y la diferencia es a favor de hacienda o a favor nuestro. No lo tengas en cuenta de momento.

Nota: Hemos calculado el IVA teniendo en cuenta el tipo actual en España pero dejando fuera el Recargo de equivalencia(que es un figura del IVA) para facilitar la comprensión. Hemos tomado el 21% ya que la mayor parte de las operaciones están gravadas con ese tipo.

Ejemplo. Fotógrafo. Horas facturables


Digamos que queremos ganar 18000€ brutos anuales. Tendremos que vender por un total de 14875,2€ + 18000€. Es decir 32875,2€. Al cliente se le cobrará adicionalmente el 21% del IVA. Para calcular lo que debemos cobrar por hora vamos a dejar fuera el IVA. Este IVA lo aplicaremos al coste por hora una vez calculado.

Horas facturables

Partimos de la base de que trabajaremos 1800 h/año (aproximadamente 40 horas por semana, once meses al año).El cálculo más sencillo, y donde muchos autónomos se equivocan a la hora de calcular cuanto tienes que cobrar es el siguiente:

32875,2 € / 18000 h = 18,3 €/hora + IVA

El problema de este cálculo es que partes de la base de que lo único que tienes que hacer es trabajar para los clientes pero esto es incorrecto. Dependiendo de tu negocio y lo optimizado que tengas los procesos de ventas puedes dedicar entre el 40% y el 60% de tu tiempo a buscar clientes, hacer ofertas y otras tareas de la empresa.

De repente ya no tenemos 1800 horas al año facturables sino que tenemos un 40% menos. Solo 1080 horas. Volvemos a calcular cuanto tenemos que cobrar:

32875,2 € /1080 h = 30,44 €/hora + IVA

Si no haces los cálculos llega un momento en el que no te salen las cuentas. Como estás cobrando menos de lo que deberías tienes que trabajar más horas para compensarlo. En este caso te faltarían 720 horas facturables que tienes que dividir entre 11 meses (48 semanas aproximadamente) y que salen 15 más a la semana.Ese es en muchos casos el motivo por el que muchos autónomos hacen semanas de 55 horas.

OJO: no estoy diciendo que sea en todos los casos, hay muchos freelance que adoran su trabajo y no les importa alargar su jornada.

Nota: Hemos calculado el IVA teniendo en cuenta el tipo actual en España pero dejando fuera el Recargo de equivalencia(que es un figura del IVA) para facilitar la comprensión. Hemos tomado el 21% ya que la mayor parte de las operaciones están gravadas con ese tipo.

Claves para trabajar menos horas y ganar lo mismo

La mejor manera es mejorar la eficiencia en cada actividad de nuestra empresa. Por ejemplo en el caso del fotógrafo. Si en la sesión de fotografías hacemos 30 fotografías, en 20 fotografías siempre haremos las mismas composiciones. Las otras 10 serán más artísticas.

Otra manera de mejorar nuestra eficiencia es subcontratar aquellos servicios en los que no aportamos tanto valor. Por ejemplo, no podemos estar al tanto de todos los cambios normativos por lo que externalizamos la gestoría, o, externalizamos el servicio de mantenimiento de nuestra página web ya que no podemos estar revisando los backups y estar a la última en temas de seguridad informática.

La externalización de servicios hay que verla como una manera de optimizar nuestro tiempo y dedicarlo a aquello en lo que somos mejores y podemos aportar más valor a nuestro negocio.

Otra medida sería invertir por ejemplo un 10% de nuestro tiempo en generar contenido para nuestro blog o en hacer campañas de anuncios que atraigan a clientes a nuestra página reduciendo el tiempo que tenemos que dedicar a la búsqueda de clientes.​ 

Conclusiones

Es necesario tener claro un objetivo para poder llevarlo a cabo. Una decidido el objetivo tenemos que hacer nuestro plan para llevarlo a cabo. 

Es clave tener claro donde somos más valiosos y externalizar aquellas tareas en las que no somos tan buenos o nos quitan mucho tiempo. Esto nos permite centrarnos en buscar más clientes, optimizar nuestros procesos de ventas y pensar en como mejorar nuestro negocio.

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